LES MESURES D’ADAPTATION DES REGLES DE TENUE DES ASSEMBLEES PENDANT LA CRISE SANITAIRE

Depuis le 12 mars 2020, une Ordonnance est venue apporter des précisions concernant les assemblées de tout groupement privé qui peuvent désormais se tenir hors la présence physique de leurs membres, nonobstant toute clause statutaire contraire. Le texte en question est l’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de Covid-19, parue au Journal officiel du 26 mars 2020 (texte n° 47).

L’objectif principal poursuivi par ce texte est « d’assurer la continuité du fonctionnement de ces groupements ».

 L’ensemble des dispositions de l’ordonnance revêtent un caractère exceptionnel et temporaire.  Ces mesures sont applicables rétroactivement à compter du 12 mars 2020 et ce, jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret en Conseil d’Etat, qui ne pourra toutefois être étendu après le 30 novembre 2020 (Ord. art. 11).

Quelles entreprises y sont éligibles ?

L’article 1er de l’Ordonnance énonce que cela concerne :

  • Les sociétés civiles et commerciales, y compris les sociétés en participation,
  • Les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers,
  • Les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique,
  • Les coopératives, les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles,
  • Les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle,
  • Les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale,
  • Les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel,
  • Les fonds de dotation et les fonds de pérennité,
  • Les associations et les fondations.

Quelles assemblées sont concernées ?

  • Les assemblées générales des actionnaires, associés, membres, sociétaires ou délégués,
  • Les assemblées spéciales,
  • Les assemblées des masses – et l’ensemble des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction – tels que, par exemple, les conseils d’administration, conseils de surveillances et directoires.

 

assemblée générales-dématérialisées-sans-réunion-physique-des actionnaires-ou associés

 

I – Les règles de convocation et d’information des assemblées

1) La dématérialisation de l’information

L’article 3 de l’Ordonnance étend et facilite l’exercice dématérialisé du droit de communication dont les membres des assemblées jouissent préalablement aux réunions de ces dernières.

Sous réserve de cet aménagement, le droit de communication demeure régi par les dispositions propres à chaque assemblée.

 2) Spécifications pour les sociétés cotées

L’article 2 de l’Ordonnance vise les sociétés cotées, dont les assemblées peuvent comporter un nombre significatif de membres, certains membres devant être convoqués par voie postale, aucune nullité des assemblées n’est encourue lorsqu’une convocation devant être réalisée par voie postale n’a pu l’être en raison de circonstances extérieures à la société (notamment l’hypothèse dans laquelle les sociétés mentionnées audit article – ou leurs prestataires – ont été empêchées d’accéder à leurs locaux ou de préparer les convocations nécessaires).

 

II – Les règles de participation et de délibération des assemblées

1) La tenue d’Assemblée sans réunion physique des associés  

D’une part, l’article 4 de l’Ordonnance permet exceptionnellement la tenue des assemblées sans que leurs membres – et les autres personnes ayant le droit d’y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel – n’assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.

Objectif :  permettre aux assemblées de statuer sur les décisions relevant de leur compétence, dont certaines sont essentielles au fonctionnement des groupements, et dont l’ajournement pourrait avoir des conséquences significatives sur le financement de ces groupements, leurs membres et, dans le cas des sociétés cotées, les marchés financiers.

Conditions :

  • L’article 4 de l’Ordonnance précise que l’assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation (entendue au sens large, ce qui inclut, dans les sociétés cotées, l’avis de réunion) ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.
  • La décision de cette mesure incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou le cas échéant, à son délégataire).

  

2) Assouplissement du recours à la visioconférence

D’autre part, l’article 5 de l’Ordonnance étend et assouplit exceptionnellement le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication :

  • Soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif n’est pas déjà prévu par la loi, en l’autorisant exceptionnellement,
  • Soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi sous réserve de certaines conditions, en neutralisant exceptionnellement ces conditions.
  • Condition : Les moyens de visioconférence ou de télécommunication respectent les caractéristiques fixées par la loi et les règlements pour garantir l’intégrité et la qualité des débats.
  • La décision de cette mesure incombe à l’organe compétent pour convoquer l’Assemblée (ou le cas échéant, à son délégataire).

Ledit article 5 précise d’ailleurs que cette possibilité est offerte « quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer ».

Condition :

  • disposer des moyens techniques adéquats et notamment d’assurer l’identification des actionnaires ou associés, les groupements pourront tenir leur assemblée par visioconférence ou moyens de télécommunication. Cette faculté peut être mise en œuvre lorsque le nombre d’actionnaires ou d’associés est restreint, cela facilite leur identification.

 

3)  Assouplissement du recours à la consultation écrite des Assemblées

Le recours à la consultation écrite est un mode de participation alternatif déjà prévu par la Loi. Toutefois, l’article 6 de l’Ordonnance permet de le rendre possible sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission soit nécessaire à cet effet, ni ne puisse s’y opposer.

 Quelles décisions sont concernées ?

  • L’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements,
  • y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes.

 

III – Maintien des convocations en cours

L’article 7 de l’Ordonnance s’intéresse en particulier aux groupements qui auront commencé à procéder à ces formalités avant la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance, en vue d’une assemblée appelée à se tenir après cette date.

  • Obligation : Dans ce cas, si l’organe compétent du groupement décide de faire application de la possibilité de tenir une assemblée, hors la présence de ses membres à la séance ou de l’un des modes alternatifs de participation (visioconférence et moyens de télécommunication, consultation écrite), il en informe les associés:
  • Soit par voie de communiqué dans les sociétés cotées,
  • Soit par tous moyens permettant d’assurer l’information effective des membres dans les autres sociétés.

Délai : L’information doit être faite 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, sans préjudice des formalités qui restent à accomplir à la date de cette décision.

En effet, les formalités déjà accomplies à la date de cette décision n’ont pas à être renouvelées, tandis que celles restant à accomplir doivent l’être.

 

IV – Les spécificités propres aux organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction

1) L’instauration de délibérations par les membres des organes collégiaux à distance

L’article 8 de l’Ordonnance admet que la tenue des réunions des organes collégiaux puisse se faire de manière dématérialisée et sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ou ne puisse s’y opposer, et quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer.

Quelles assemblées y sont concernées ?

  • L’ensemble des réunions de ces organes,
  • y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.

Dérogation : Les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l’existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n’est plus une condition de recours à ces moyens.

Conditions :

  • Les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l’identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective.
  • A cette fin, les membres des organes doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

 

2) Assouplissement du recours à la consultation écrite des organes collégiaux

Quant à l’article 9 de ladite Ordonnance, il étend et assouplit le recours à la consultation écrite des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, que celle-ci soit déjà prévue par la loi ou les dispositions réglementaires ou non.

Quelles assemblées y sont concernées ?

  • L’ensemble des réunions de ces organes,
  • y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.

Dérogation : les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l’existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n’est plus une condition de recours à ce mode de délibération.

Condition :

La consultation écrite doit être réalisée dans des conditions (en particulier de délais) assurant la collégialité de la délibération.

 

3) Quels sont les risques encourus en cas de maintien de la tenue physique de l’Assemblée ?

Les mesures présentées par l’Ordonnance 2020-321 du 25 Mars 2020 sont facultatives et donc, non-obligatoires.

Toutefois, le Décret 2020-293 du 23 Mars 2020 interdit toute réunion, mettant en présence de manière simultanée, plus de 100 personnes en milieu clos ou ouvert sur le territoire de la République.

Ainsi, si une société convoque plus de 100 personnes à une assemblée tenue physiquement, elle se trouverait en infraction au regard dudit Décret cité supra. Une personne convoquée à une Assemblée et qui s’y présenterait, violerait alors l’interdiction de circulation énoncée par ce même Décret. En effet, la convocation à une assemblée générale ne figure pas parmi les exceptions admises par ce texte pour se déplacer hors de son domicile.

Tout dirigeant social qui maintiendrait la décision de réunir une assemblée relative à l’activité de sa société, engagerait sa responsabilité.

  • Seule exception : Le cas de l’assemblée d’une société de famille réunissant au domicile familial les membres de la famille associés qui s’y trouvent, sous réserve que d’autres participants, tel un commissaire aux comptes, ne sont pas appelés à participer.

 

 

 

5 – Adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations

Suite à la mise en place de l’état d’urgence sanitaire, des mesures ont été prises afin de prendre en compte la situation des sociétés et entités pour lesquelles les travaux l’établissement des comptes et/ou d’audit étaient en cours au moment de l’entrée en vigueur des mesures administratives, et qui ne pourraient pas être achevés dans des délais compatibles avec la tenue de l’assemblée générale, dans la mesure où les documents comptables peuvent ne plus être accessibles. 

Ces mesures visent essentiellement à proroger différents délais applicables aux sociétés et, plus largement, aux personnes morales de droit privé et aux groupements non personnifiés de droit privé.

 

1) Assemblée Générale d’une Société Anonyme

Prorogation de 3 mois (à l’expiration du délai de 6 mois de la clôture de l’exercice) du délai imparti au Directoire pour présenter au Conseil de surveillance, aux fins de vérification et de contrôle, les documents savoir : le rapport de gestion, les comptes annuels, et s’il y en a, les comptes consolidés. 

Limite :

Cette prorogation ne s’applique pas aux sociétés qui ont désigné un Commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Toutefois, cette dérogation n’est applicable qu’aux sociétés clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

 

2) Assemblée Générale d’une Société en liquidation

Prorogation de 2 mois du délai d’établissement des comptes et des documents joints lorsque ces documents doivent être établis par le liquidateur au vu de l’inventaire qu’il doit avoir dressé des divers éléments de l’actif et du passif.

Dérogation applicable aux sociétés clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

 

3) Faire approuver les comptes au-delà des six mois après la clôture de l’exercice

L’article 3 de ladite Ordonnance vise à prendre en compte la situation des sociétés et entités pour lesquelles les travaux d’établissement des comptes et/ou d’audit étaient en cours au moment de l’entrée en vigueur des mesures administratives, et qui ne pourraient pas être achevés dans des délais compatibles avec la tenue de l’assemblée générale, dans la mesure où les documents comptables peuvent ne plus être accessibles.

Ce faisant, ces mesures permettent le report de l’approbation des comptes par les actionnaires, dès lors que le commissaire aux comptes a été empêché de mener à bien sa mission d’audit des comptes dans le contexte de l’épidémie.

 Prorogation de 3 mois des délais d’approbation des comptes des personnes morales, ou entités dépourvues de la personnalité morale, lorsque les comptes n’ont pas été approuvés au 12 mars 2020.

Quelles entreprises y sont éligibles ?

  • Les sociétés civiles et commerciales,
  • Les groupements d’intérêt économique, coopératives, mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles,
  • Les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle,
  • Les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale,
  • Les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel, fonds, associations, fondations,
  • Les sociétés en participation.

Limite :

Cette prorogation ne s’applique pas aux personnes morales et entités de droit privé qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

De même, cette dérogation est applicable aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

 

4) Assemblée Générale Ordinaire annuelle et particularités

Prorogation de 2 mois des délais imposés aux conseils d’administration, aux directoires ou aux gérants des sociétés comptant 300 salariés ou plus ou dont le montant net du chiffre d’affaires est égal à 18 millions d’euros, pour établir en application de l’article L. 232-2 du code de commerce une situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible, un compte de résultat prévisionnel, un tableau de financement et un plan de financement prévisionnel.

Dérogation applicable aux documents relatifs aux comptes ou aux semestres clôturés entre le 30 novembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

 

5) Dérogation spécifique aux organismes de droit privé

Prorogation de 3 mois du délai imposé aux organismes de droit privé bénéficiaires d’une subvention publique pour produire le compte rendu financier.

Dérogation applicable aux comptes rendus financiers relatifs aux comptes clôturés entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

Cette dérogation est applicable aux organismes bénéficiaires de subventions versées par les administrations de l’Etat et leurs établissements publics en Polynésie française et en Nouvelle-Calédonie.

 

Marie CHAUVET

 

Sources :

Ordonnance 2020-321 du 25 Mars 2020 portant Adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé.  

Ordonnance 2020-318 du 25 Mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier.

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